Содержание
Цепочка документов ЗАГС — это та самая железобетонная основа для пакета документов к консульской проверке и далее для МВД Израиля. Есть некое негласное правило (а точнее негласная рекомендация): для документов ЗАГС, выпущенных после 1991 года, взять современную справку с иными сведениями. Таким образом современный документ как бы верифицирует ранее выданный, увеличивает его вес. В этом материале мы расскажем, как истребовать у органов ЗАГС справку о рождении со всеми иными сведениями.
Почему рекомендация негласная? Потому что на официальных ресурсах Сохнута или на сайте посольства Израиля не прописано требование брать эти справки. И тем не менее для постсоветских документов консулы могут потребовать справки с иными сведениями. Логика примерно следующая: вероятность поддельного советского документа сильно ниже вероятности современного поддельного документа, поэтому его «вес» необходимо дополнительно усилить.
Что это за документ?
Начнём с очевидного, то есть с определения понятий. Органы ЗАГС — это те органы, где фиксируются записи актов гражданского состояния. Иными словами — события и действия граждан. Согласно официальному определению, рождение и смерть граждан — это события, а вот действия — это то, что характеризует их правовое состояние: заключение и расторжение брака, усыновление и удочерение, установление отцовства, перемена имени (которое, правда, не всегда отображается в документах ЗАГС). Таким образом существует семь видов актовых записей.
Свидетельство — это то, что выдаётся на гербовой бумаге и содержит только основные сведения. В постсоветском пространстве и времени это документ формата А4, полноцветный. У тех, кто рождён в СССР, свидетельство было в формате «книжечки»; автор этих строк родилась в 1982 году в Москве, в моём случае эта книжка в зелёной коленкоровой обложке. Свидетельства бывают первичными, повторными и восстановленными. Самое ценное для наших целей — первичное, хотя юридически (особенно в стране исхода) они равноценны.
Справка — это дополнение к свидетельству, она содержит значительно больше сведений. Помните, мы говорили о том, что существует несколько видов актовых записей? Так вот для каждого из них существует свой номер справки. Справка о рождении, например, это справка формы №4. Это документ формата А4, напечатанный на обычной белой бумаге, никаких водяных знаков, только текст и синяя печать.
Справка с иными сведениями — самый подробный документ. Это тот же лист А4, но в его нижней части содержатся те самые заветные «иные» сведения, всё то, что внесено в служебный документ (книгу актовых записей). Те самые такие важные три-четыре-пять строк, в зависимости от полноты сведений. Например, возраст, адрес, профессия, национальность и социальное положение родителей, место рождения, то есть прямо вот роддом и его номер, если речь о справке о рождении с иными сведениями по форме №4.
Важный нюанс. В разговорном варианте эту справку часто называют «расширенной», но если мы оперируем официальными терминами при обращении в госорганы, нам важно называть вещи юридически верным языком. Для РФ это именно «справка о рождении с иными сведениями». Подробнее почитать об этом можно, обратившись к первоисточнику — Приказу Министерства юстиции РФ от 01.10.2018 г. N 200.
Зачем нужна справка о рождении с иными сведениями?
По большому счёту, справки о рождении открывают путь в исследование истории семьи и дают подсказки, где и что искать дальше в архивах. Вообще и свидетельство о рождении, и справка о рождении с иными сведениями имеют одинаковую юридическую силу. В некоторых случаях для консула справки могут быть даже важнее. Поскольку в этом материале речь о документах для доказательства еврейских корней, нам особенно важна графа «национальность», которой может не быть в свидетельстве.
Историческая ремарка. Записи о рождении и смерти на территории бывшей Российской империи после революции стали фиксировать ЗАГСы, и первый Декрет о ЗАГС был принят в декабре 1917, однако потом этих декретов было ещё несколько, и каждый из них вносил новый состав данных, которые должны быть указаны как в самих свидетельствах, так и в ЗАГСовских книгах. Переход происходил не одномоментно, сохранность записей очень разная. Но вернёмся к данным, которые стали указываться. Если раньше были метрические книги и всё было понятно и так — все записи о рождении, браке и смерти велись в книгах синагог, то с приходом советской власти понятие «вероисповедание» в чём-то заменилось понятием «национальность».
При этом сама графа «национальность» в записях о рождении в Советском союзе появилась не сразу, а 1928 году, а такая же графа в свидетельствах, выдаваемых на руки (та самая «пятая графа»), — только в 1946.
Приведём пример. У вас есть первичное (оригинальное, не восстановленное) свидетельство о рождении вашей бабушки 1920-30-х годов. Оно само по себе ничего не говорит о национальности её родителей, поэтому в дополнение нам потребуется либо повторное свидетельство (на современном бланке), либо справка о рождении с иными сведениями по форме №4. Каждый дополнительный документ верифицирует предыдущий, таким образом комплект справка + свидетельство = сильный комплект.
Не все сведения должны были вноситься по умолчанию. Так, например, начиная с 01.07.2015 по приказу Министерства юстиции сведения о национальности ребёнка вносятся в актовую запись по желанию родителей. А до этого, с 1999 года, в сведениях о родителях графу «национальность» предписано также заполнять только по желанию заявителя. Чувствуете, сколько нюансов?
Ещё о разнице, которую вносили каждый раз новые декреты и постановления о ЗАГС. Например, с 1970 года в справке о смерти (это форма №12) должна быть указана и дата рождения.
Где запросить справку о рождении с иными сведениями?
Любой исследователь и собиратель документов истории своей семьи втайне мечтает, вот бы всё было в одном месте, вот бы изобрели такой вот генеалогический Гугл и принцип «одного окна». В какой-то мере это желание уже исполнено: с 2021 года в России действует Единый государственный реестр ЗАГС (ЕГР), электронный массив данных, внесённых в одно место.
Неважно, где на территории современной РФ была сделана запись — на Камчатке или в Петербурге — получить данные можно хоть в Подмосковье. Если событие произошло в России после 1926 года и по сегодняшний день — оно будет внесено в ЕГР. Для получения документа на условного дедушку вам понадобится иметь документ о рождении родителя и ваш (та самая цепочка). Если вы делаете запрос физически и вдруг чего-то с собой нет (допустим, свидетельства о браке), почти всегда за доказательством родства сотрудник может посмотреть в ЕГР недостающий факт, при условии, что он там есть.
В базе ЕГР содержатся только основные сведения, а не полная копия актовой книги. Чтобы дополнительные (иные) сведения там появились, заявителю нужно проявить инициативу. В чём подвох? Как и в любом случае, когда включается человеческий фактор, возрастает риск ошибок: чтения, конвертации, переноса данных. Цепочка взаимодействия удлиняется, процедуры по внесению иных сведений и межведомственное взаимодействие (ЗАГС и Министерство юстиции) за четыре года внедрения реестра не до конца урегулированы.
В разных регионах РФ процедура получения справок ЗАГС устроена по-разному, но основное различие одно: в Москве физически мы идём запрашивать архивные данные ЗАГС в МФЦ (и справку без иных сведений вам дадут в день обращения), во всех остальных регионах — в ЗАГС, любой удобный вам. Плюс есть возможность подачи заявления через Госуслуги.
Примеры иных сведений, которые могут быть указаны в справках
Уточнение: не все из указанных далее сведений могут присутствовать в актовой записи. Но запросить стоит всё. Если чего-то не будет, вас будет ждать прочерк напротив позиции.
Справка о рождении с иными сведениями (Форма 4)
Список запрашиваемых сведений:
- Наименование органа, которым произведена регистрация рождения, дата, номер актовой записи;
- ФИО, дата рождения, пол, национальность, место рождения родившегося;
- ФИО, возраст или дата рождения, место рождения, национальность, гражданство родителей;
- место жительства родителей и сколько времени родители живут в данном месте;
- реквизиты документов, удостоверяющих личность родителей;
- занятие/специальность и место работы родителей;
- какой по счету ребёнок у родителей;
- кто делал регистрацию акта рождения, и на основании каких документов;
- реквизиты выданных свидетельств о рождении;
- вносились ли изменения в актовую запись, если да, то когда и на основании каких документов;
- а также все прочие сведения и особые отметки, содержащиеся в актовой записи.
Справка о браке с иными сведениями (Форма 5)
И аналогично справка о разводе с иными сведениями (Форма 6). Но в ней вместо брачующихся указываем разводящихся.
Список запрашиваемых сведений:
- Наименование органа, которым произведена регистрация брака, дата, номер актовой записи;
- ФИО, возраст или дата рождения, национальность, место рождения брачующихся;
- реквизиты документов, удостоверяющих личность брачующихся;
- занятие/специальность и место работы брачующихся;
- место жительства брачующихся;
- в какой брак по счёту вступают;
- есть ли совместные дети на момент брака; если да, ФИО и дата рождения;
- вносились ли изменения в актовую запись, если да – когда и на основании каких документов;
- номера первичных и повторных выданных свидетельств;
- а также все прочие сведения и особые отметки, содержащиеся в актовой записи.
Справка о смерти с иными сведениями (Форма 12)
Список запрашиваемых сведений:
- Наименование органа, которым произведена регистрация смерти, дата, номер актовой записи;
- ФИО, дата рождения (и/или возраст), национальность, место рождения умершего;
- место, дата и время смерти (если установлено);
- причина смерти;
- адрес проживания;
- место работы и должность (в т.ч. перед пенсией);
- образование;
- реквизиты документа, подтверждающего факт смерти;
- ФИО заявителя, кем приходится умершему;
- вносились ли изменения в актовую запись, если да — когда и на основании каких документов;
- номера первичных и повторных выданных свидетельств и справок;
- а также все прочие сведения и особые отметки, содержащиеся в актовой записи.
Как запросить справку о рождении с иными сведениями?
Нужно заполнить форму заявления (для справки о рождении по форме №4 нам нужна форма заявления №25), утвержденного Министерством юстиции (№201 от 01.01.2018).
Форма есть, например, на сайтах ЗАГСов, здесь мы приводим просто сведения для понимания, что там вообще есть.
Нюансы:
- Важно поставить галочку, что вам нужна именно справка о рождении. Пункт «Прошу указать следующие иные сведения», если вы подаете заявление в электронной форме, может быть расширен, если вы хотите запросить их по максимуму.
- Писать «прошу указать все иные сведения, что есть» не самая лучшая идея, потому что проверить, всё ли указали у вас всё равно не получится, а когда вы задаёте чёткий перечень, в случае если сведений нет должен стоять прочерк. То есть по-хорошему, надо знать, что именно было в перечне иных сведений по инструкциям ЗАГС в конкретные годы (1918–1927, 1928–1934 и т.д.).
- Можем ли мы быть уверены в полноте сведений? Доступа к самой актовой книге, хранящейся в ЗАГС, у простых смертных нет. По закону о ЗАГС, сведения, составляющие тайну, распространяются на 100 лет. Только те ЗАГСовские книги, что переданы в региональные архивы (до первой половины 1920-х), можно листать и делать копии или скриншоты.
Пошаговый процесс
Чтобы получить справку о рождении, для начала потребуется заплатить пошлину — 350 рублей (независимо, с иными сведениями справка или без). Найти реквизиты и оплатить можно на официальном сайте.
Реквизиты ищем того региона того ЗАГС, где будем получать справку.
Вариантов подачи самого заявления несколько:
- Отправить заказное письмо Почтой РФ с уведомлением о вручении (и иногда это самый действенный вариант, хоть и олдскульный)
- Прийти в ЗАГС или МФЦ (если дело происходит в Москве)
- Направить запрос через Госуслуги.
Далее придется дождаться внесения запрошенных иных сведений в ЕГР (от нескольких дней до месяца) и прийти в ЗАГС/МФЦ рядом с домом, чтобы получить уже эту «полную» справку. Не забыть взять с собой документы, подтверждающие родство. Кстати, помним, что на ныне живущего родственника без доверенности мы получить никакую справку не можем.
В чем подводные камни?
Межведомственное взаимодействие ЗАГСа и Минюста за четыре года внедрения ЕГР не до конца урегулировано, с момента запуска истории выпущено множество дополнений, инструкций, отменяющих друг друга. Было время в 22 году, когда по чатам активно ходила инструкция Минюста для ЗАГСов, рекомендующая порядок, как действовать ЗАГСам разных регионов при запросе на внесение иных сведений. Рекомендовали действовать быстро, буквально 3-5 дней давая на конвертацию сведений из бумажной книги в электронную. Эти пункты не выдержали реальности и исчезли.
Несколько примеров как действовать по регионам в сложных случаях: Москва, Петербург, другие.
Москва
Архив со всеми бумажными книгами со всех столичных ЗАГСов переехал в Вороново, дозвониться туда почти нереально (это общий номер всех служб города, через которые не пробиться к сотрудникам). Официальный сайт (не из РФ открывается с VPN)
Для запроса справки о рождении нужно знать, к какому сектору объединенного архива ЗАГС относится тот ЗАГС, в котором была сделана запись ранее.
Московские Госуслуги — это сайт mos.ru. Для записи на приём пошлину оплачивать не нужно. Вам нужно добиться, чтобы сотрудник МФЦ отправил бы в Вороново ваше заявление на внесение иных сведений из бумажной актовой записи в ЕГР, а через 30 дней вы придёте снова в свой МФЦ и получите уже полную справку.
Санкт-Петербург — вариант, приближенный к идеальному
Управление ЗАГС города официально рекомендует за внесением иных сведений (не забудьте указать, каких) в актовую запись, сделанную в Петербурге (Ленинграде), сразу направлять запрос через электронную приемную.
Чтобы направить обращение и внести иные сведения в актовую запись, необходимо указать:
- № и дату регистрации актовой записи;
- сведения о том, каким именно Отделом ЗАГС она была зарегистрирована;
- ФИО лица, в отношении которого она была зарегистрирована;
Получив ответ на обращение, можно обращаться за получением справки с иными сведениями в любой районный Отдел ЗАГС или МФЦ на территории РФ.
Другие регионы РФ
Можно пользоваться опытом Петербурга — писать запрос через электронную приёмную Управления ЗАГС нужного региона, туда же пишем жалобу, если иные сведения не вносят по звонку.
Московская область
Не приёмная Управления ЗАГС, а Министерство социального развития.
Что делать, если справку с иными сведениями не выдают?
Ситуация: вы пришли в МФЦ, а сотрудник не может найти в ЕГР запись о рождении дедушки. Вариантов действий может быть несколько: попросить поискать получше (фамилии с опечатками, другой год, другое место). Ещё один совет — попробуйте сходить в другой МФЦ к другому сотруднику. ЕГР — не самая простая система, и там успех мероприятия действительно часто зависит от мастерства сотрудника.
Но в любом случае не уходите с пустыми руками — настаивайте на получении письменного отказа, в нашем случае это Извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния. Возможно, для этого вам потребуется проявить настойчивость и обратиться к вышестоящему руководству. Такие отказы (извещения) могут пригодиться дальше для следующих поисковых шагов. И да, это тот случай, когда отрицательный результат — тоже результат.
И напоследок поделимся с вами прекрасной блок-схемой истребования документов из ЗАГСа, найденной в одном из генеалогических чатов. Автор: St. Asya.
От всей души желаю самых полных справок!
