Содержание
Сегодня же мы рассмотрим способы получения личного дела с места работы предка Возможно, до того, как вы получили на руки справку ЗАГС с иными сведениями, вы могли и не знать, что именно за место работы это было. В любом случае, новые ли это для вас сведения или вы уже знали название учреждения, где работали ваши дедушка или бабушка, — настало время попробовать ознакомиться с этим личным делом с места работы или службы предка. По большому счёту этот механизм запроса работает и для получения личного дела с места учёбы.
Что такое личное дело?
Каждый человек, независимо от того, наш ли это современник или живший более века назад предок, оставляет за собой документальные следы. Чем более активная социальная жизнь, тем больше вероятность, что эти следы сохранились. Каждое место работы или учёбы предполагает, что существовало личное дело. Каждое личное дело — это как минимум анкета, а то и автобиография и даже фотография, и не одна. Иногда официальная фотокарточка становится вообще единственным известным изображением предка (или, например, редким юным фото), а иногда помогает идентифицировать когда-то «неизвестные» лица в неподписанных семейных фотоальбомах.
Зачем нужно личное дело предка?
Если смотреть на это через призму генеалога, то каждое такое дело добавляет в сухие даты жизни предка фактуры. Состав и полнота таких дел может быть очень разным, от нескольких листов до пухлой папки на десятки страниц.
Но какой бы толщины ни оказалось дело, в нём, как в анкете, так и в автобиографии, могут быть указаны ценные сведения о семье, причём не только родителей и детей, но и братьев-сестёр, их адреса проживания, годы жизни и род занятий.
Собирая и предоставляя такие документы на консульской проверке, вы не просто получаете ещё одну, хотя и очень важную строку в анкете, где у вашего предка написано «еврей», но и подтверждаете лишний раз сам факт существования вашего предка. Не говоря уже о том, что всё это очень интересно.
Возможно, потомки сестры прадеда, о которых вы ни сном ни духом не в курсе, репатриировались в Израиль уже давно и предоставили очень хорошие дореволюционные документы, до которых вам не дотянуться. В общем, хорошо знать о существовании всех родственников, даже боковых, даже которых вы и не видели никогда. Дружить с ними никто не обязывает.
Как запросить личное дело?
Общее правило такое: запросить личное дело, как и другие личные документы, мы можем либо по доверенности от ныне живущего человека, либо предъявив документ о его смерти (свидетельство или справку из ЗАГС, они имеют одинаковый юридический вес).
В отличие от документов ЗАГС, где закон РФ говорит о невозможности доступа к данным в течение 100 лет без доказательства родства (в Украине, кстати, 75), к архивным делам срок благосклоннее. Если нет секретности, то через 75 лет с момента последнего документа в деле, оно становится доступным для просмотра в архиве.
Ограничение доступа к личным данным в архивах установлено на 75 лет со дня создания документа, если он содержит сведения о личной тайне, частной жизни или угрожает безопасности человека (Часть 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
То есть в декабре 2025 года без доказательства родства мы можем запрашивать для просмотра дела, датированные не позднее ноября 1950 года. В читальном зале архива, правда, могут закрыть персональные данные, например, адрес, полосками бумаги и скрепками.
Если личное дело, допустим, 1959 года или даже 1951-го, смотреть его могут только родственники, а значит, для запроса нам понадобится иметь доказательства родства — цепочку документов ЗАГС от вас к предку.
Кстати, о секретности
Гриф секретности больше касается дел о вступлении в партию (КПСС), но поскольку такие дела хранятся в региональных архивах, хорошо знать и об этом. Это может касаться и особых ведомственных предприятий. Допустим, вы находите дело в архиве (или получаете ответ на запрос, что таковое есть). Но вот незадача — на нём стоит гриф секретности.
Хорошая новость — тот факт, что вам уже известно о деле означает, что не такое уж оно и секретное (есть фонды предприятий, которые не видны вообще нигде), словно не было их. Если дело найдено, значит, можно работать с тем, чтобы этот гриф секретности снять. Звучит как что-то очень сложное, на самом деле не факт.
На примере Петербурга: от нас как от заявителя нужно просто подать заявление в архив на рассекречивание, а дальше дело выносит на рассмотрение межведомственной комиссии (МВД, ФСБ и представители других ведомств). Она собирается раз в три месяца и каждый год гриф секретности снимается с нескольких тысяч документов. Понятно, что это займёт время, но не годы в данном случае.
Подробнее об этом можно также почитать в тексте закона: Положение о порядке рассекречивания документов, созданных КПСС | Федеральное архивное агентство (это сайт Федерального архивного агентства, так что понадобится VPN на РФ, если открываете из-за границы).
Где запрашивать личное дело с места работы
Общее правило таково: чтобы получить ответ на свой вопрос, нужно не только правильно спросить, но и сделать это в нужном месте. Вам нужно указать данные о предке и сразу объяснить, почему вы обращаетесь с запросом именно сюда.
Закон не запрещает обращаться в архив из исследовательского интереса, то есть рассказывать о планах на репатриацию не обязательно. Но, возможно, на втором этапе можно будет запросить заверенные архивом копии документов из личного дела. Мы ещё к этому вернёмся дальше.
Рассмотрим несколько возможных случаев, куда обращаться на конкретных примерах.
Пример номер 1
Запрос напрямую в учреждение, когда известно место работы предка, организация вроде бы действует и сейчас и находится по тому же адресу, но из названия исчезло слово СССР.
- Идём на сайт заведения
- Ищем раздел «История» или «О нас», убеждаемся, что сегодняшняя организация — нужная нам.
- В разделе «Контакты» находим Отдел кадров (он же — архив) и пишем на этот мейл. Или отправляем бумажной почтой заказным письмом с уведомлением о вручении (кстати, это можно сделать онлайн, но есть ограничения).
- Пишем заявление-запрос по стандартной форме. Можно сразу на имя директора.
Важно
Можно, конечно, предварительно провести исследование, позвонить в отдел кадров и спросить, хранятся ли у них дела и какого периода, но устный ответ нас не устроит, а отрицательные письменные ответы мы тоже собираем в отдельную папочку. Вопрос в простой форме, не отвечающий признакам официального запроса (то есть без структуры с шапкой и пр.) отправленный по эл.почте, может не считаться как Запрос, а значит, вы оставляете той стороне лазейку или не отвечать, или ответить отпиской «Ничего не сохранилось». Нас такой вариант не устраивает, нам нужна печать и подпись.
Образец запроса личного дела
ФГБУ «Национальный медицинский исследовательский центр
реабилитации и курортологии» Министерства здравоохранения Российской Федерации
121099, Москва, Новый Арбат, 32
nmicrk@nmicrk.ru
От Ваше ФИО
Номер паспорта
Адрес
эл.почта
номер телефона,
Запрос о предоставлении копий документов
Моя бабушка, ФИО (07.04.1918 — 11.06.1978), работала в Государственном институте физиотерапии с 1947 по 1950 годы.
Я занимаюсь восстановлением истории своей семьи, к Вам обращаюсь за помощью в поиске информации о моей бабушке. Этот запрос направляю Вам, поскольку Ваша организация является правопреемником Государственного института физиотерапии и, соответственно, хранит архив с личными делами бывших работников.
Прошу Вас на основании изложенного предоставить копию личного дела ФИО бабушки. Особо интересуют документы, содержащие автобиографические сведения (например, анкеты), а также рукописные документы, составленные ФИО бабушки (в частности, автобиографии и различные заявления). В случае отсутствия личного дела ФИО бабушки в архиве Вашей организации прошу сообщить, где мне следует искать документы.
Это очень важный момент, по умолчанию архив не должен вам подсказывать, но раз уж вы спрашиваете отдельно, то при ответе можно надеяться на подсказку.
Я готова нести расходы на изготовление копий из личного дела ФИО бабушки.
Также прилагаю документы, подтверждающие мое родство с ФИО бабушки.
Ответ и копии документов прошу направить предпочтительнее — на адрес указанной электронной почты или почтой по адресу (адрес) в течение месяца с момента получения запроса.
Про месяц — это наше пожелание, по идее госучреждения обязаны дать письменный ответ в течение 30 дней с даты регистрации запроса.
Доказательства родства прилагаю. И дальше лучше прямо перечислить подряд в столбик цепочку от вас — к предку, указывая в скобках все перемены фамилии, что особенно важно для женской линии.
Пример номер 2
Запрос в архив, когда известно место работы предка или хотя бы примерно известна его сфера деятельности.
План действий в целом тогда таков:
- Идём на сайт архива города и смотрим, есть ли в нём фонды заведения.
По умолчанию все организации, даже прекратившие существование, должны сдавать свой архив в вышестоящий архив (допустим, города). Но это – работа и головная боль, поэтому часто следов этих архивов нет, или есть пропуски по наличию дел, причём это касается как 1920-х годов, так и 1940-х и 1990-х.
Заодно на сайте архива города можно проверить поиском и по ФИО. - Если находится фонд учреждения (допустим, завода), то значит можно попробовать запросить и личные дела. Те, у кого предки работали в Петербурге, вообще могут наверняка найти сразу личное дело (вернее, его шифр) по ФИО на сайте объединенных петербургских архивов.
- Если организация была ведомственная — то стоит проверить и ведомственный архив. Например, учреждения культуры – это архив литературы и искусства, российский (РГАЛИ) — находится в Москве, а, допустим, за делом работника Мариинского театра следует обращаться в ЦГАЛИ (Центральный государственный архив литературы и искусства в Петербурге, но там шифр дела вы увидите сразу на сайте).
Важно
Для захода на сайты российских архивов вам, скорее всего, понадобится VPN. А для заказа дел — учётная запись на Госуслугах. Многие архивы уже сейчас требуют для просмотра информации на сайте авторизацию через Госуслуги или ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации). Кое-где осталась возможность обращения через электронную почту, в таком случае лучше использовать почту на домене .ru.
- Нашли шифр (состоит из трёх цифр: фонд, опись, единица хранения/дело)? Смело пишите запрос в архив и заказывайте копию дела. Только ознакомьтесь со стоимостью сканирования (особенно, если не указано количество листов в деле) и сроками: они могут неприятно удивить. Если вы находитесь в городе – сходите сами в читальный зал архива посмотреть дело, уточните на сайте, какая процедура для этого нужна и какие сроки. Иногда проще и лучше действовать через исследователя, работающего в архиве. Он по доверенности от вас (если дело более позднее, чем 1950 год) сходит в архив, ознакомится с делом, скопирует его при необходимости сразу или во второй заход, зависит от правил архива.
Эти два дела помогли автору статьи получить важные новые сведения и семье: например, узнать, что у прадеда было два брата, а второе дело — дело племянницы прадеда, которая единственная из их семьи выжила в Холокост.
- Если в деле содержится что-то особо ценное (а для тех целей, ради которых мы тут собрались, из 60 листов дела особо ценное – это анкета и автобиография), то можно запросить у архива справку и заверенные копии этих листов. То есть вам дадут ксерокопии, которые будут проштампованы печатью архива и подписаны. Железобетонно для консульской проверки.
Пример номер 3
Известно примерно место работы предка, но организации сейчас нет.
Это один из тех кейсов, где нас могут ждать подводные камни, но это не значит, что мы не будем пробовать. Расскажу на своих примерах, чтобы была понятна логика. Мне было известно о двух местах работы прадеда. Первый заход — архив города дал отрицательный результат, тогда я обратилась с запросом в вышестоящую организацию. Приведу запрос вкратце, для полной формы вернитесь на пару глав выше.
Справочно-информационный Центр федеральных архивов
Я занимаюсь генеалогическим поиском и прошу Вас содействовать в поиске и восстановлении информации об истории моей семьи.
Мой прадед, ФИО, по информации из справочника «Вся Москва» за 1927 и 1929 годы, работал в конторе «Мосгубстрах». Ранее я обращалась в ГБУ «ЦГА Москвы» и получила ответ, что документы конторы «Мосгубстрах» на хранение в архив не поступали (письмо №1738/ЦГАМ 01-64/221 от 7.02.2020).
Прошу сообщить, где могут храниться фонды и личные дела работников для осуществления дальнейшего поиска по моему прадеду.
Приложение: Письмо ГБУ «ЦГА Москвы» №1738/ЦГАМ 01-64/221 от 7.02.2020.
Я получила и на этот запрос отрицательный ответ, который сообщал, что если уж нет в архиве, где вы уже запросили, то больше нигде и не может быть. Подшила и этот ответ в папку. Если у вас похожая история — фиксируйте все действия, которые вы производите на поисковом пути, в папку по конкретному человеку (и сам запрос в архив, и ответ). Стопку ответов можно смело захватить с собой и показать консулу.
Похожий пример в этой категории — завод в Москве. Известно название — «Красный штамповщик». По нему я провела целое исследование, которое, забегая вперёд, не привело меня к личному делу. Но зато я составила практически целое резюме завода, в том плане, что нашла все его подчинения в годы войны, а значит, и вероятную принадлежность фондов, где оно могло бы осесть. Приведу свой пример отчаянного запроса в тот же Справочно-информационный Центр федеральных архивов. Тут важно сосредоточиться и всё же не забыть, что это запрос, а не сага, и задать вопрос в конце.
Заявление
Я занимаюсь генеалогическим поиском и прошу Вас содействовать в поиске и восстановлении информации об истории моей семьи.
Мой прадед, ФИО (1889–1958), по справкам из ЗАГСа Москвы 1920 и 1921 года указан как «заведующий завода». По семейным сведениям, сохранились данные о том, что он работал на заводе «Красный штамповщик» (бывший з-д Крамера) во время Великой Отечественной войны и после нее.
Мне известно, что в разные годы завод «Красный штамповщик» входил в разное подчинение: Машинотрест, Мосштамп, Моссредпром, Метизсбыт, треста «Оргаметалл» Наркомтяжа и т.д.
Ранее я обращалась в ГБУ «ЦГА Москвы» и получила ответ, что документы треста «Оргаметалл» на хранение в архив не поступали (письмо из ЦГАМ №01-49/2085 от 20.12.2019), а фонд з-да «Красный Штамповщик» треста «Мосгорметаллширпогреб» Управления металлообрабатывающей промышленности Мосгорисполкома» содержит сведения только за 1956–1972 год и личного дела ФИО в данном фонде нет. Полагаю, это связано с тем, что мой прадед к тому времени уже был на пенсии.
Прошу сообщить, где могут храниться фонды и личные дела работников завода «Красный штамповщик».
Ответ я получила спустя полгода. Он был развёрнут на две страницы, но, к сожалению, результат поиска снова не был положительным. Кстати, обратите внимание, что помимо годов жизни персоны, также в скобках указала варианты написания фамилии прадеда, о которых я знала.
